ПОДРОБНЕЕ О ЗАНЯТИЯХ ПО УПРАВЛЕНИЮ

 
тема 1. Как правильно ставить задачи сотрудникам 
 

Корнем проблем управления является нечеткое понимание сотрудниками того, что от них хотят руководители.

Как на зло, не выполняются самые важные задачи, нарушаются сроки, не достигаются нужные результаты.

Почему же сотрудник сразу не уточняет все детали полученного задания?

Ответ прост. В первую очередь, он не хочет показаться глупым. Часто руководители при постановке задач дают так мало информации, что сотруднику приходится несколько раз переспрашивать. Чтобы не выглядеть глупо, сотрудник не желает лишний раз ничего уточнять. Во-вторых, сотрудник может быть не заинтересован в достижении требуемого результата, поэтому он не уточняет детали задания. Он искренне считает, что его дело выполнить всё «как сказали», а все детали ему обязан сообщить руководитель.

Кроме отсутствия понимания сути задания, есть и другие причины, по которым задания не выполняются:

1. Отсутствие мотивации и банальная лень.

2. Неумение правильно расставить приоритеты (подчиненные склонны выполнять работу, к которой они привыкли).

3. Неправильное распределение времени (откладывание выполнения задания на последний момент);

4. Непринятие ответственности за выполнение задания (поиск возможности «перевести стрелки» на кого-то другого).

5.  Другие причины (противодействие, саботаж, манипулирование и т.д.).

Учитывая вышеуказанные проблемы, обучение управлению мы начинаем с правильной постановки задач подчиненным.

На занятии мы научимся:

- ставить задачи так, чтобы подчиненные понимали, что Вы от них хотите;

- ставить задачи в формате результата;

- ставить задачи с учетом баланса времени на постановку задачи и объема передаваемой подчиненному информации (в реальности у Вас не будет времени «разжевывать» каждому сотруднику всё в мельчайших деталях, при этом задачу нужно поставить так, чтобы подчиненный мог её выполнять с минимальным количеством уточнений).

Хотя существуют общие принципы постановки задач, нельзя всегда ставить задачи по одной и той же схеме. Постановка задач зависит от:

- уровня сложности задания: простое/среднее/сложное;

- степени важности: не важное/ важное/ сверх важное;

- средств коммуникации: лично/ по телефону/ письменно;

- наличия времени: в штатном режиме/ срочное/ сверхсрочное;

- опыта исполнителя: работник выполняет задание впервые/ работник ранее выполнял аналогичные задания;

- квалификации: работник опытный/работник без опыта;

Например, если Вам нужно, чтобы подчиненный переставил цветы с одного подоконника  на другой, это не важная задача, ставиться она будет одним - двумя предложениями.

Другая ситуация, если цветы нужно переставить в связи с приездом к вам в компанию, например, губернатора. В этом случае задача будет ставиться по-другому, с дополнительным акцентом на её важности. Если же Вам нужно привлечь сотрудника к работе в проекте сроком на пол года, это еще одна ситуация, в которой задача сотруднику будет ставиться особым способом, путем делегирования полномочий и ответственности.

 
ТЕМА 2. ЛИНГВИСТИКА РУКОВОДИТЕЛЯ
 

«Верно определяйте слова, и вы освободите мир от половины недоразумений». Декарт.

На втором занятии мы учимся разговаривать с подчиненными на языке руководителей.

Мы знаем, что в любой ситуации всегда можно поступить по-разному. Каждый раз мы выбираем, как нам поступить. От правильности нашего выбора зависят наши достижения.

Аналогичным образом по-разному можно общаться с подчиненными (давать поручения, разбирать ситуации, запрашивать для проверки результаты работы и т.д.). От того какие слова Вы подберете, будет зависеть эффективность решения вопроса. Речь хорошего руководителя всегда разнообразна в зависимости от ситуации.

Если Вы даете команду на «тушение пожара» такими же словами и тембром голоса, как требуете навести порядок на рабочих местах, это не значит, что порядок на рабочих местах сотрудники будут наводить также быстро, как до этого «тушили пожары».  Скорее всего, наоборот, со временем «тушить пожары» ваши сотрудники будут так же не спеша, как сейчас наводят порядок.

В зависимости от срочности и важности работы руководитель должен уметь усилить свою речь, дополнив её нужными словами. Использование этих слов означает для подчиненных, что этому делу нужно уделить особое внимание.

Например, объясняя своему подчиненному (линейному руководителю), как ему нужно транслировать задачу менеджерам, вы можете сказать так: «Объясни им…..». Или по-другому: «Объясни им так, чтобы у них отложилось в голове…». Оба варианта имеют право на существование, отличие второго варианта в том, что Ваши слова усилены дополнительной лингвистической конструкцией. Вроде бы мелочь, всего несколько слов, но из таких мелочей складывается эффективность коммуникации руководителя с подчиненными.

Помимо утвердительных фраз существуют вопросы, с помощью которых руководитель добивается своих целей, выясняет истинное состояние дел, добивается от подчиненного прозрения («трезвого» отношения к ситуации), поднимает уровень ответственности, устанавливает так называемые «мосты», и д.р.

Одной из способностей руководителя должно быть умение правильно задать вопрос и  получить на него правдивый ответ.

На втором занятии мы разбираем основные лингвистические конструкции, необходимые для эффективной работы с подчиненными. Нами наработано более 50-ти проверенных фраз и выражений, применение которых помогает руководителям добиваться результатов.

 
ТЕМА 3. КАК ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ
 

Для начала у меня к Вам два вопроса: Обучались ли Вы когда-нибудь принятию решений? По какой методике Вы принимаете решения?

Ни для кого не секрет, что если руководитель принимает правильные решения, его карьера идет вверх, если неправильные, его карьера катится вниз. Баланс правильных и не правильных решений определяет успешность руководителя.

Интересно, что, несмотря на очевидную зависимость достигаемых результатов от количества правильных решений, принятию решений  практически нигде не обучают. Обычно решения принимаются человеком из собственного опыта, а опыт перенимается от наставника. Человек принимаете решения так же, как в похожих ситуациях принимал решения его начальник или учитель или кто-то из родителей. Повезло только тем, у кого был результативный наставник, как, например, у меня.

В тех случаях, когда человек был полностью не согласен с действиями своего наставника, он может принимать решения от обратного. Обычно в таких случаях говорят: «Вот был бы я на его месте, я бы все сделал по-другому». Человек  действительно делаете все по-другому, но это не гарантирует ему положительный результат. По-другому, не значит эффективно, а действовать эффективно его не учили.

Принятие правильных решений имеет синергетический эффект. Каждый раз, приняв правильное решение, у вас остается память успеха и появляется энергия для решения более сложных задач.

Что же нам нужно для принятия правильных решений. Сразу хочу сказать, что не существует методики, позволяющей всегда  принимать правильные решения. Если бы была такая методика, все люди были бы предельно эффективны, а достижение успеха было бы скучным делом. Просчитать все жизненные ситуации аналитически не возможно. Как известно, жизнь всегда богаче наших планов. Принятие решений всегда происходит интуитивно. Интуиция не подвластна нам в полной мере, но мы можем её развивать. Интуиция по большей части заблокирована, чтобы её хотя бы частично разблокировать, нужно учиться доверять интуиции. Один из способов начать доверять своей интуиции заключается в том, чтобы отслеживать свою первую реакцию (мысль, идею, решение), не позволяя механизмам психики подвергнуть её критики. В большинстве случаев именно первая мысль является верным решением.

Для принятия решения нам недостаточно опираться только на интуицию. Нам нужно получить максимум информации по задаче, проанализировать ее, сделать логические выводы, и к этому добавить опыт и интуицию.

Современная «наука» по менеджменту и предпринимательству учит нас не бояться совершать ошибки. Нам говорят, что совершать ошибки это нормально, что успешные люди совершили огромное количество ошибок, прежде чем стали успешными. В тоже время эта «наука» умалчивает о том количестве людей, которые совершили серию ошибок и больше не смогли «подняться с колен», не смогли претендовать на выполнение амбициозных задач. Безусловно, некоторое количество неудач человек может выдержать, но его стойкость напрямую зависит от количества его побед. Поэтому мы двигаемся от простого к сложному, от победы к победе. На этом пути нам нужно познакомиться с методикой принятия решений. Мы не можем позволить себе работать по принципу: «авось получится». Чтобы как можно чаще достигать своих целей, на четвертом занятии мы изучаем методики принятия решений.

 
ТЕМА 4. ПЛАНИРОВАНИЕ
 

На третьем занятии мы изучаем планирование. Планирование это начало начал. Без планирования нет результата. Если мы не ответили на главный вопрос бизнеса: «что мы будем делать», все остальные вопросы: «как», «кто», «сколько», не будут иметь смысла.

Планирование – это определение целей и конкретных действий для их достижения, распределение ресурсов компании таким образом, чтобы обеспечить ожидаемые цели. Планирование определяет: кто принимает решения, какие задания должны быть выполнены, кто и в какие сроки их должен выполнять, как нужно сгруппировать задания, кто и перед кем отчитывается.

Мы рассмотрим планирование не только в привычном аспекте, как инструмент распределения приоритетов в делах, но и как инструмент достижения результата. Наша методика планирования включает:

1. Прямое планирование: От исходной точки к результату.

2. Обратное планирование: От результата к исходной точке.

3. Мониторинг ресурсов и назначение участников.

4. Сетевой график (определение последовательности работы участников процесса с учетом срока на выполнение задачи).  

5. Промежуточные цели.

6. Альтернативные сценарии и резерв (проработка сценариев с поражением).

7. Формы контроля и ответственность.

Планирование по такой методике позволяет управлять процессами на всех этапах работы и достигать результатов в запланированные сроки. Эта методика имеет минимум теории, отработав по ней на практике 1-2 раза, вы сможете в дальнейшем реализовывать по ней любые задачи.

 
ТЕМА.  ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
 
  • стили управления
  • системный подход в управлении
  • этапы управления
  • мотивирование
  • делегирование
  • координация действий подчиненных и контроль результатов
  • ответственность
  • применение поощрений и наказаний.


На пятом занятии мы будем говорить об основных инструментах управления. Все они кратко изложены в водном курсе, который можно скачать на главной странице сайта. Мы заострим внимание на некоторых из них, определим обязательные инструменты управления и ситуативные. Разберем подробно порядок проведения планерок и совещаний. Рассмотрим применение инструментов управления на примере Ваших ситуаций.

 
ТЕМА. КОНФЛИКТЫ В КОЛЛЕКТИВЕ
 

Как ни странно, но существенная часть времени работников (и даже подразделений) тратится на участие в конфликтных ситуациях. Конфликт интересов присутствует всегда. Отстаивая общие (служебные) интересы каждый сотрудник параллельно  отстаивает свои интересы (в худшем случае отстаивает только свои).

Меньше конфликтных ситуаций возникает там, где действия работников точно регламентированы, когда их обязанности четко определены.

Конфликты возникают всегда, поэтому ставить перед собой задачу полностью избавиться от конфликтов идея бесполезная. В тоже время нельзя пускать конфликты на самотек. Конфликты имеют свойство разгораться, если для них есть «топливо»: причина и подходящая эмоциональная обстановка.

Обычно конфликты заканчиваются, когда:

- человек переключается с эмоционального восприятия ситуации на рациональное;

- у конфликтующего нет единомышленников;

- конфликтующий понимает, что его потери от участия в конфликте больше, чем польза от участия в нем.

На шестом занятии мы будем изучать:

- управление конфликтом,

- перевод энергии конфликта в положительную плоскость,

- блокирование конфликта,

- профилактику конфликтов,

- жесткое пресечение конфликтов.

Освоив управление конфликтами, Вы высвободите значительные ресурсы для решения служебных задач.

Задать интересующие вопросы и определиться с темами занятий вы можете на бесплатной консультации.